こんにちは。 ろしおです。
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ものごとを効率的に進めていきたいのなら
タスク管理は必須条件ですね。
しかし、ただただ管理しろと言われても
何から手を付ければ良いのか分からないと思います。
そこで今回は世界的にも有名なタスク管理術「GTD」について
ステップ別に解説をしていきます。
GTDとは
「GTD」とは「Getting Things Done」の略称で、
生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱しているタスク管理術です。
仕事はもちろんの事、家事・健康管理その他日々のタスクも管理できます。
「GTD」の特徴として、今やるべきタスクのリストを記録することで、
「あれもやらなければいけない」や「あれを忘れてた！」といった
他のタスクのことを考えないように頭の中から雑念を追い出し、
目の前のタスクに集中できるようにすることにあります。
よく効率的に作業をするなら「シングルタスク」と言いますが、
「GTD」を活用することで意識的に
「シングルタスク」にすることができるわけですね。
GTD6つのステップ
実際に何をするかと言うと、
大きく分けて以下の6つのステップを進めて行く事です。
- 収集
- 処理
- 明確化
- 整理
- 実行
- レビュー
それぞれのステップについて解説をしていきます。
STEP1「収集」
まず最初にすべきは「収集」ですが、
自分がやるべきだなと思っている事を全て書き出すことをします。
ものの大小や仕事・プライベート、やりかけや未着手など問わず、
全て書き出して、本当に頭の中が空っぽになるまで出しつくしてください。
この時の作業を初めて行う時はかなり時間がかかりますが、
とても重要な事なので腰を据えて取り掛かりましょう。
2回目以降は新たなタスクを追加するだけなので、
時間はそこまでかからなくなります。
STEP2「処理」
次にすべきは「収集」で書き出したタスクを
「処理」＝仕分けする作業になります。
- 今すぐすべき
- する必要がある
- そもそもしなくてOK
の主に3種類に分けることができます。
この時以下の表「アイゼンハワーマトリクス」を活用すると
効率的に「処理」の作業を行う事が出来ます。
| 緊急 | 緊急でない | |
| 重要 | 今すぐ自分でやる （第一領域） | いつやるか決める （第二領域） |
| 重要ではない | （可能なら）人やツールに任せる （第三領域） | 基本的にはやらなくていい （第四領域） |
基本的に自分でやるべきことは重要である
「第一領域」と「第二領域」となります。
タスク管理で最も効果を発揮するのは第二領域です。
第一領域はそもそも短期間で完了させなければならないため、
記録し続ける必要が無いためです。
アイゼンハワーマトリクスについての
詳しい解説はこちらの記事にあります↓
STEP3「明確化」
やるべき事が決まったら次にすべきは「明確化」です。
STEP1で例えば「ネットで稼ぐ」や「ダイエット」などを書き出したとします。
しかし、これ自体は目標であってタスクとはなりえません。
なのでこのステップではそういった目標を実現可能にするためタスクの細分化を行います。
「ネットで稼ぐ」なら例えば「ブログやメルマガを書く」事を決めます。
そのためにまずは「サーバーやメルマガスタンドと契約をする」必要があります。
これがタスクを細分化するという事です。
もし、タスクの細分化をできないのなら知識が不足している状態なので
まず最初のタスクは情報収集からとなります。
このようにアイディアや目標を具体的な行動に落とし込むのが重要となります。
STEP4「整理」
GTDには「コンテクスト」と呼ばれる重要な概念があります。
言葉の意味としては「文脈」となりますが、タスク管理においては
タスクをより分かりやすく分類し、管理するための情報です。
これは自分の好きなように管理すればOKですが、
いきなり言われても混乱してしまうと思うので、
今回はよく使われる情報をリストアップしておきます。
- 場所
タスクを行うために必要となる場所です。
自宅や会社など、内容によっては移動中などもありますね。 - 時間
そのタスクが完了するまでの大まかな時間です。
5分・30分・1時間など、ざっくりとでも良いので記録しましょう。
5分なら移動中でもできるな。など空き時間を無駄にしません。 - 人
自分以外の人間がタスク完了に不可欠の場合に使います。
例えば「Aさんにメール」などがこれに当たりますね。 - 締め切り
タスクを完了させるための大まかな締め切りは決めておきましょう。
今日中・1週間以内・1ヵ月以内など、 ざっくりとでも良いので
決めておくと予定が非常に立てやすくなります。
タスクはこれらコンテクストを組み合わせて管理するのを基本としましょう。
「メール返信 @移動中 @5分 @Aさん」や
「書類手続き @市役所 @30分 @1週間以内」と言った感じです。
STEP5「実行」
ここまででタスクの書き出し～整理までしたことにより、
かなり頭の中はスッキリしてきたと思います。
ここからようやく「今」すべき事を選択し「実行」していきます。
ここまで順を追ってしっかり整理してきたことにより、
自分の判断に自信が持て、一つのタスクに集中することができます。
STEP6「レビュー」
以上の5ステップで基本的な部分は完了していますが、
やり終えたタスクをチェックしていなかったり、
その時の状況でタスクの重要度が変わったりすることもあります。
こういった事を防ぐために「レビュー」が必要となります。
デビッド・アレン氏もここを重要視しています。
定期的に作成したリストを見直し、最新の状態に更新したり、
問題点を見つけたら、改善を行ったりして行きます。
このように一度作ったらそれっきりにするのではなく、
更新して改善し続けることで
常に今の自分にとって最良のリストをキープし続けましょう！
まとめ
- GTDは6つのステップで構成されている
- 仕事だけでなく様々なタスクを管理できる
- 決してレビューを怠らない
今回の記事をまとめると以上となります。
GTDはタスク管理をする上で重要な要素が詰め込まれています。
使い始めは上手く動作しないかもしれませんが、
使い続けることによりこれ以上ないタスク管理が可能となります。
今回の記事を参考に是非活用してみてください(^^)
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